Wtp voor de OR – Stap 7: informeer en betrek werknemers op tijd
Oorspronkelijk opgesteld door &Gommer Pensions Group. Inhoudelijk geactualiseerd door MZ Services.
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 12 oktober 2026
De nieuwe pensioenregeling gaat uiteindelijk over de werknemers. Toch zien we in verandertrajecten vaak dat communicatie pas serieus aandacht krijgt wanneer de belangrijkste keuzes al zijn gemaakt.
Bij pensioen is dat niet verstandig.
De overgang naar de Wet toekomst pensioenen (Wtp) is ingewikkeld. Werknemers krijgen te maken met begrippen als vlakke premie, persoonlijk pensioenvermogen, compensatie, risicodeling en mogelijk invaren. Tegelijkertijd willen zij vooral weten wat er voor henzelf verandert.
Wat krijg ik straks? Ga ik erop voor- of achteruit? Wat gebeurt er met mijn opgebouwde pensioen? Moet ik zelf iets doen?
Op al die vragen is aan het begin van het proces nog geen definitief antwoord mogelijk. Dat is echter geen reden om te wachten met communiceren.
Sterker nog:
Goede pensioencommunicatie begint voordat alle antwoorden bekend zijn.
Dat is Stap 7 van ons 10-stappenplan Wet toekomst pensioenen voor de OR.
Communicatie begint niet bij het eindresultaat
In de voorgaande stappen hebben werkgever en werknemersvertegenwoordiging al verschillende belangrijke onderwerpen besproken. Zo is er een projectplan gemaakt en is de bestaande regeling onderzocht. Er is gekeken naar de nieuwe premieregeling, de mogelijkheid van eventueel invaren,is gecheckt, de premiehoogte is bepaald en de vraag of compensatie nodig is.
Je hoeft niet te wachten totdat al die onderwerpen definitief zijn afgerond voordat werknemers iets horen.
Ook over het proces kun je communiceren.
Vertel bijvoorbeeld waarom de pensioenregeling moet veranderen, welke onderwerpen worden onderzocht, welke partijen daarbij betrokken zijn, welke rol de OR heeft en wanneer medewerkers meer informatie kunnen verwachten.
Dat voorkomt niet automatisch iedere zorg of discussie. En dat hoeft ook niet.
Goede communicatie heeft niet als doel om werknemers ervan te overtuigen dat iedere verandering positief is. Het doel is dat zij begrijpen wat er gebeurt, waarom het gebeurt en wanneer zij meer duidelijkheid kunnen verwachten.
Dat is een veel geloofwaardiger uitgangspunt.
Informeren is iets anders dan betrekken
Voor de OR gaat deze stap bovendien over meer dan informatie versturen.
De ondernemingsraad vertegenwoordigt werknemers. Om dat goed te kunnen doen, moet hij niet alleen vertellen waar hij mee bezig is, maar ook weten wat werknemers belangrijk vinden. En juist een pensioendossier leent zich daarvoor.
Misschien maken jongere werknemers zich nauwelijks druk over pensioen maar wel over de hoogte van hun eigen bijdrage. Misschien zijn werknemers van middelbare leeftijd vooral geïnteresseerd in compensatie. Werknemers die hun pensioendatum naderen kunnen heel andere vragen hebben over de gevolgen van de overgang dan jonge medewerkers die net uit de schoolbanken komen.
De signalen van al deze groepen zijn waardevol voor de OR.
De SER benadrukt daarom dat goed achterbancontact in twee richtingen werkt: de OR informeert medewerkers, maar haalt ook informatie, ideeën en opvattingen op die hij vervolgens in het overleg met de bestuurder kan gebruiken.
De WOR biedt daar ook ruimte voor. De ondernemer moet de OR op grond van artikel 17 WOR in staat stellen de in de onderneming werkzame personen te raadplegen als dat redelijkerwijs nodig is voor zijn taak.
Pensioencommunicatie is daarmee niet alleen een communicatievraagstuk. Het is ook onderdeel van goede medezeggenschap.
Communiceer ook wanneer iets nog niet vaststaat
Een veelgehoorde reden om niet te communiceren is:
“We weten het zelf nog niet precies.”
Maar juist dan kun je uitleggen wat er nog onderzocht wordt.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat werkgever en OR verschillende premieniveaus vergelijken, dat nog wordt onderzocht welke groepen eventueel compensatie nodig hebben of dat de pensioenuitvoerder berekeningen maakt.
Maak daarbij altijd duidelijk wat al besloten is en wat nog onderwerp van onderzoek of overleg is. Dat onderscheid is belangrijk! Wanneer voorlopige berekeningen of ideeën worden gepresenteerd alsof ze definitief zijn, kan dat later juist tot wantrouwen leiden. Maar volledige stilte totdat alles is afgerond werkt vaak evenmin goed.
Procesinformatie kan daarom zeer waardevol zijn:
We zijn met dit onderwerp bezig. Dit zijn de keuzes die onderzocht worden. Hierover heeft de OR nog geen standpunt ingenomen. Op dit moment wachten we op meer duidelijkheid.
Dat is transparant zonder verwachtingen te wekken die later misschien niet kunnen worden waargemaakt.
Maak vooraf afspraken over wie wat communiceert
Bij een pensioentransitie zijn meerdere partijen betrokken. De werkgever communiceert over de arbeidsvoorwaardelijke wijziging, de OR communiceert vanuit zijn rol als werknemersvertegenwoordiger en de pensioenuitvoerder heeft eigen wettelijke informatieverplichtingen tegenover deelnemers.
Die boodschappen moeten elkaar niet tegenspreken.
Maak daarom tijdens het proces afspraken over de communicatie. Niet met als doel dat werkgever en OR altijd hetzelfde verhaal vertellen — de OR moet zijn onafhankelijke positie behouden — maar wel zodat duidelijk is wie waarover communiceert.
De werkgever kan bijvoorbeeld uitleg geven over aanleiding, planning en het voorstel. De OR kan werknemers informeren over zijn betrokkenheid, de vragen die hij onderzoekt en zijn uiteindelijke afweging. De pensioenuitvoerder geeft de formele en persoonlijke pensioeninformatie die op grond van de Pensioenwet moet worden verstrekt.
Dat voorkomt dat werknemers drie verschillende verhalen krijgen over dezelfde verandering.
De pensioenuitvoerder heeft een eigen wettelijke communicatierol
Dit onderscheid is belangrijk.
De OR hoeft niet zelf de wettelijke deelnemerscommunicatie van het pensioenfonds, de verzekeraar of PPI over te nemen.
Pensioenuitvoerders moeten informatie aan deelnemers correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig verstrekken. Voor de Wtp-transitie gelden aanvullende communicatieverplichtingen.
De deelnemer krijgt rond de overgang persoonlijke informatie over de gevolgen van de verandering. Daarbij wordt inzicht gegeven in de pensioensituatie vóór en na de transitie.
Voor veel Wtp-transities stelt de pensioenuitvoerder bovendien een communicatieplan op waarin wordt vastgelegd wanneer, via welke kanalen en met welke boodschappen deelnemers tijdens de transitie worden geïnformeerd.
Die formele pensioencommunicatie ontslaat werkgever en OR echter niet van de noodzaak om werknemers gedurende het proces mee te nemen.
Een persoonlijk transitieoverzicht dat vlak voor de daadwerkelijke overgang verschijnt, is iets anders dan maanden eerder uitleggen waarom de regeling verandert en welke keuzes binnen de onderneming worden gemaakt.
Persoonlijke informatie komt later in het traject
Naarmate het transitiemoment dichterbij komt, wordt de informatie steeds concreter.
De pensioenuitvoerder moet de deelnemer voorafgaand aan de transitie persoonlijke informatie geven over de verwachte gevolgen. Het prognose-transitieoverzicht moet uiterlijk één maand vóór het transitiemoment worden verstrekt. Na de overgang volgt een definitief transitieoverzicht.
De AFM let daarbij niet alleen op de cijfers. De informatie moet deelnemers ook in staat stellen de oude en nieuwe situatie goed met elkaar te vergelijken en begrijpen waarom bedragen van elkaar verschillen.
Voor werkgever en OR is dat relevant.
Als werknemers gedurende het hele traject alleen algemene informatie hebben ontvangen en vlak voor de overgang ineens een persoonlijk overzicht met bedragen krijgen, kan die informatie moeilijk te plaatsen zijn.
Wie werknemers onderweg al heeft meegenomen in de belangrijkste veranderingen, geeft die persoonlijke pensioeninformatie veel meer context.
Communiceer niet voor alle werknemers op dezelfde manier
Pensioen raakt iedereen, maar niet iedereen heeft dezelfde informatiebehoefte.
Een medewerker van 25 kijkt waarschijnlijk anders naar de overgang dan iemand van 61. Een werknemer die mogelijk compensatie ontvangt heeft andere vragen dan iemand voor wie de gevolgen gering zijn. En een medewerker die weinig pensioenkennis heeft, heeft weinig aan een uitgebreide technische presentatie vol actuariële begrippen.
Daarom is begrijpelijke communicatie zo belangrijk.
Begin bij wat werknemers daadwerkelijk willen weten en leg pas daarna de techniek uit die nodig is om het antwoord te begrijpen.
Niet:
“Wij gaan van een progressieve premiestaffel over naar een leeftijdsonafhankelijke flatrate.”
Maar bijvoorbeeld:
“Straks geldt voor jongere en oudere werknemers hetzelfde premiepercentage. Dat kan voor verschillende leeftijdsgroepen anders uitpakken. Daarom laten we onderzoeken wat de gevolgen zijn en of compensatie nodig is.”
De inhoud is hetzelfde, maar de tweede uitleg sluit veel beter aan bij de vraag van de medewerker.
De OR hoeft de regeling niet te verkopen
Dat is een belangrijk uitgangspunt. De OR is geen communicatiekanaal van de werkgever en heeft niet als opdracht om werknemers enthousiast te maken over een pensioenvoorstel. De taak van de OR is om de belangen van werknemers zorgvuldig te vertegenwoordigen.
Dat betekent dat je ook eerlijk communiceert als er nog discussie is, als bepaalde groepen mogelijk nadeel ondervinden of als de OR aanvullende informatie heeft gevraagd voordat hij een standpunt inneemt.
Dat versterkt juist het vertrouwen in de medezeggenschap.
Andersom hoeft de OR ook geen onrust te vergroten door iedere onzekerheid onmiddellijk uit te vergroten. Zakelijk uitleggen wat bekend is, wat nog niet bekend is en wat de OR ermee doet, is meestal veel krachtiger.
Let ook op vertrouwelijkheid
Er kan tijdens een instemmingstraject informatie bij de OR liggen die nog niet breed kan worden gedeeld.
Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer bepaalde informatie gemotiveerd onder geheimhouding is verstrekt.
Maak daarom met de bestuurder tijdig afspraken over communicatie en vertrouwelijkheid. Voorkom dat de OR gedurende maanden niets tegen zijn achterban kan zeggen omdat op vrijwel het hele dossier een brede geheimhouding is gelegd.
De OR heeft juist bij een onderwerp als pensioen belang bij voldoende ruimte om werknemers te informeren en waar nodig te raadplegen.
Als bepaalde informatie nog niet kan worden gedeeld, betekent dat bovendien niet automatisch dat helemaal niets over het proces kan worden gezegd.
Instemming van de OR en instemming van werknemers zijn niet hetzelfde
De huidige pensioenregeling is een arbeidsvoorwaarde. Daarom moet uiteindelijk ook juridisch duidelijk zijn hoe de gewijzigde pensioenafspraak tegenover werknemers wordt ingevoerd.
Maar het is te kort door de bocht om te zeggen dat na instemming van de OR iedere werknemer altijd nog individueel akkoord moet gaan.
Of individuele instemming nodig is, hangt onder meer af van de manier waarop de pensioenafspraak in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd en of een rechtsgeldige wijzigingsmogelijkheid bestaat.
Dat arbeidsrechtelijke vraagstuk behandelen we verderop in het stappenplan.
Voor Stap 7 is vooral belangrijk dat goede communicatie helpt voorkomen dat werknemers pas op het moment van juridische implementatie voor het eerst horen wat er gaat veranderen.
Maak communicatie onderdeel van het pensioenproces
Een goede communicatieaanpak hoeft geen dik plan te worden.
Spreek wel vooraf af wanneer werknemers iets horen, van wie de informatie komt en welk doel een communicatiemoment heeft.
Aan het begin van het traject kan het vooral gaan over aanleiding en planning. Later kun je uitleggen welke keuzes worden onderzocht. Wanneer een voorstel concreter wordt, kan de OR zijn achterban raadplegen over onderwerpen die voor werknemers belangrijk zijn. Rond het instemmingsbesluit kan de OR vervolgens uitleggen welke afweging hij heeft gemaakt. De pensioenuitvoerder verzorgt daarnaast zijn eigen formele en persoonlijke transitiecommunicatie.
Zo ontstaat geen eenmalige informatiecampagne, maar een logisch communicatieproces.
En juist dat is bij een onderwerp als pensioen belangrijk. Voor veel werknemers is pensioen ingewikkeld en ver weg. Eén informatiebijeenkomst van twee uur maakt dat niet ineens anders.
Herhaling, gewone taal en informatie op het moment dat die relevant wordt, werken beter.
Wanneer is Stap 7 afgerond?
Stap 7 kent eigenlijk geen harde eindstreep. Communicatie loopt door tijdens het hele proces van de pensioentransitie.
Wel moet op dit moment op zijn minst duidelijk zijn hoe werkgever en OR werknemers meenemen in het proces, wanneer de OR zijn achterban raadpleegt en hoe de communicatie wordt afgestemd op de formele informatie van de pensioenuitvoerder.
Werknemers hoeven nog niet ieder detail van de nieuwe pensioenregeling te kennen.
Ze moeten vooral weten dat er iets verandert, waarom dat gebeurt, hoe het proces verloopt, welke rol de OR heeft en wanneer zij meer duidelijkheid kunnen verwachten.
De volgende stap brengt veel van de keuzes uit de eerste zeven stappen bij elkaar:
het transitieplan.
Daarin worden de keuzes, berekeningen en overwegingen achter de overgang naar de nieuwe pensioenregeling vastgelegd.
Ga door naar Stap 8 – Het transitieplan
Bekijk het volledige Wtp-stappenplan voor de OR
Dit artikel is Stap 7 van het 10-stappenplan Wet toekomst pensioenen voor ondernemingsraden.
In de centrale roadmap vind je alle tien stappen bij elkaar, van kennisopbouw en analyse van de huidige pensioenregeling tot compensatie, communicatie, transitieplan en instemming.
Hulp nodig bij het pensioenproces of de communicatie met jullie achterban?
Een goede pensioenregeling vraagt om goede inhoudelijke keuzes, maar ook om een medezeggenschapsproces waarin werknemers begrijpen wat er gebeurt en de OR weet wat er onder zijn achterban leeft.
MZ Services kan helpen bij het organiseren van dat proces, het bepalen van de rol van de OR en het betrekken van medewerkers.
Voor specialistische pensioenberekeningen en individuele pensioeninformatie blijft specifieke pensioendeskundigheid nodig.